Trocar a planilha por um sistema de gestão é uma boa decisão, mas só se o sistema servir ao seu jeito de trabalhar. Escolhido às pressas, ele vira mais uma tela para preencher. Escolhido com critério, tira horas de burocracia por semana.
Este guia é uma lista de perguntas para você fazer a qualquer sistema, inclusive à Condy.
Primeiro, descreva o seu dia
Antes de olhar qualquer sistema, anote como o dinheiro entra no seu negócio, do primeiro contato até o recebimento:
- O cliente pede um serviço.
- Você faz o orçamento.
- O cliente aprova.
- O serviço é agendado e executado.
- Você emite a nota e cobra.
- Você confere se pagou.
Marque em que etapa você perde mais tempo ou mais dinheiro. É nela que o sistema precisa ser bom.
O que testar na prática
Peça um período de teste ou uma demonstração e faça o seu fluxo real, não o roteiro do vendedor.
- Abra uma OS de verdade com um cliente seu. Quantos passos foram? Dá para fazer pelo celular?
- Monte um orçamento e veja como o cliente o recebe e aprova.
- Veja o caminho do técnico. Se você tem equipe, o técnico precisa conseguir ver e fechar a OS no campo, vendo só o que é dele.
- Emita uma nota e um boleto (em ambiente de teste, se houver). Confira se saem do mesmo lugar.
- Procure o contas a receber. Dá para ver o que entrou, o que vence e quem atrasou?
- Cadastre um contrato mensal e veja como a cobrança do mês é gerada.
Perguntas sobre dinheiro e saída
Pergunte antes de assinar, e guarde a resposta por escrito:
- Quanto custa por mês e o que está incluso em cada plano? Procure limites: número de usuários, notas, cobranças e mensagens. Se algo é "ilimitado", pergunte como isso se sustenta.
- Há fidelidade ou multa para cancelar?
- O que acontece se eu atrasar o pagamento? Quando o uso é bloqueado e quando a assinatura é cancelada.
- O que acontece com os meus dados se eu cancelar? Dá para exportar? Por quanto tempo ficam guardados?
- Quem é o dono do dinheiro dos meus clientes? A cobrança deve sair pela sua conta, não passar por uma conta de terceiros.
Como a Condy responde a isso
Já que a pergunta é justa, aqui estão as nossas respostas sobre cancelamento e cobrança:
- Sem fidelidade e sem multa. Você cancela quando quiser.
- Atraso: com 5 dias de atraso no pagamento, o uso é bloqueado. Com 10 dias, a assinatura é cancelada.
- Dados: depois do cancelamento, o acesso é encerrado e seus dados são apagados. Guardamos só o que a lei exige, como as notas fiscais emitidas. Por isso, antes de cancelar, exporte seus relatórios financeiros em Excel ou PDF.
- Planos e valores: estão na página /prestadores, com os limites de cada plano.
Também dizemos o que a Condy é: um sistema para prestadores de serviço, com ordem de serviço, orçamento, contratos, nota fiscal, boleto, contas a receber e app do técnico. Ela exige CNPJ para o cadastro (MEI é aceito). Se você precisa de algo muito diferente disso, outra ferramenta pode servir melhor.
Quando não trocar
Nem todo negócio precisa de um sistema agora. Se você atende poucos clientes, tem poucos serviços por mês e a planilha dá conta sem esquecimentos, trocar pode ser custo sem ganho. O sinal de que é hora de mudar é perder serviço, dinheiro ou tempo por falta de registro: OS que você não acha, orçamento que ninguém aprovou, nota esquecida, cliente que pagou e você não viu.
Antes de migrar
- Defina quem usa o sistema e o que cada um precisa ver.
- Reúna a lista de clientes e os contratos ativos.
- Comece por um fluxo (por exemplo, OS e orçamento) e amplie depois.
- Combine com a equipe uma data a partir da qual a planilha para de valer.
Perguntas frequentes
Preciso de CNPJ para usar um sistema de gestão? Depende do sistema. Na Condy, sim: o cadastro é para empresas, e o MEI com CNPJ ativo é aceito.
Meu técnico precisa de computador? Não necessariamente. O ideal é que ele consiga receber e fechar a OS pelo celular.
Posso testar antes de contratar? Pergunte a cada fornecedor. Na Condy, a assinatura começa paga, sem período de teste e sem garantia de devolução, por isso vale conhecer as telas e os planos em /prestadores antes de contratar e tirar dúvidas com a gente.
E os dados que eu já tenho na planilha? Pergunte como o fornecedor ajuda a trazer clientes e contratos. Nunca aceite um sistema do qual você não consegue tirar os seus dados.