Orçamento mal feito custa de dois jeitos: o cliente não entende e não aprova, ou aprova sem entender e briga no fim. Um bom orçamento resolve os dois. Ele é curto, diz exatamente o que será feito e deixa registrado que o cliente concordou.
Este texto é para quem presta serviço de manutenção e quer parar de mandar orçamento solto no WhatsApp, sem controle de quem viu, quem aprovou e o que foi aprovado.
O que o cliente quer ver
O cliente, quase sempre, quer saber quatro coisas. Se o seu orçamento responde às quatro, a chance de ouvir "pode fazer" sobe.
- O que vai ser feito. Em linguagem simples, sem jargão.
- Quanto custa. Total claro, com o que é material e o que é mão de obra.
- Quando fica pronto. Um prazo ou uma janela, mesmo que aproximada.
- O que não está incluso. É aqui que se evita a discussão futura.
Os itens de um orçamento
- Número e data do orçamento, para você e o cliente falarem da mesma coisa.
- Cliente e local do serviço.
- Escopo: o que será feito, item por item. Quanto mais específico, menos margem para mal-entendido.
- Materiais: item, quantidade e valor. Separar material de mão de obra ajuda o cliente a comparar e ajuda você a não vender peça no prejuízo.
- Mão de obra e deslocamento.
- Total.
- Condições: forma de pagamento, prazo de execução e validade do orçamento (preço de material muda, então não deixe o orçamento valer para sempre).
- Exclusões: o que fica de fora. Se o diagnóstico pode revelar outro problema, escreva isso.
Cuidado com o preço do material
Se você revende peça, o preço tem que cobrir mais que o custo. A conta que muita gente faz errado é somar uma porcentagem em cima do custo e achar que isso é a margem. Margem é a parte do preço de venda que sobra depois do custo. Exemplo simples: uma peça que custa R$ 70 e é vendida a R$ 100 deixa R$ 30 de sobra, e isso é 30% do preço de venda, não 30% do custo. Se você precisa de 30% de margem sobre a venda, divida o custo por 0,70.
Os números acima são só para mostrar a conta. O percentual certo para o seu negócio depende dos seus custos, do seu imposto e do mercado onde você atua.
Mandar por link, com aceite
O problema do orçamento em PDF no WhatsApp é que ele se perde na conversa. Você não sabe se o cliente abriu, se aprovou ou se "vou ver" virou "esquece".
O caminho melhor é mandar o orçamento por link e registrar a aprovação. Assim você sabe em que pé está, e o aceite fica guardado junto do serviço, caso alguém pergunte depois "quem autorizou isso?".
Na Condy, o prestador monta o orçamento com material e mão de obra e manda por link. O cliente aprova pelo link e o aceite fica registrado na OS. A OS passa então por orçamento, aprovado, agendado, em execução e concluído, e o valor aprovado acompanha o serviço até a cobrança.
Depois que o cliente aprova
Aprovado, o orçamento vira ordem de serviço. Copie o escopo e o valor do orçamento para a OS, sem reescrever. Qualquer diferença entre os dois documentos vira motivo de discussão na hora de cobrar.
Se durante a execução aparecer algo fora do escopo, pare e combine por escrito antes de seguir. Serviço extra sem aviso é a causa mais comum de cliente que contesta a cobrança.
Perguntas frequentes
Devo cobrar pela visita de avaliação? Depende do seu mercado e do tamanho do serviço. O importante é combinar antes e deixar claro no orçamento se a visita é cobrada, ou se o valor é abatido quando o serviço é aprovado.
Quanto tempo o orçamento deve valer? O suficiente para o cliente decidir e curto o bastante para o preço do material não mudar. Escreva a validade no próprio orçamento.
O cliente aprovou por mensagem. Vale? Vale como registro, e é melhor do que nada. Mas fica espalhado numa conversa. Um aceite registrado junto do serviço é mais fácil de achar quando você precisar.
Posso mandar orçamento sem detalhar os materiais? Pode, mas você perde proteção. Sem o detalhe, qualquer variação de preço de peça vira discussão. Detalhar também mostra ao cliente que não há nada escondido.